Preguntas Frecuentes

De acuerdo con lo previsto en el artículo 2.2.1.1.1 del Decreto 1083 de 2015, son los creados para integrar las plantas temporales para el ejercicio de las funciones previstas en el artículo 21 de la Ley 909 de 2004, las cuales son:

• Cumplir las funciones que no realiza el personal de la planta de personal por no hacer parte de las actividades permanentes de la administración.
• Desarrollar proyectos que tengan una duración definida o determinada.
• Reemplazar las necesidades de los servidores que conforman la planta de personal por exceso de trabajo, siempre que se desarrollen por hechos excepcionales.
• Desarrollar laborales de asesoría institucional, no superior a doce (12) meses y que tenga relación directa con la naturaleza de la institución.

Una servidora que se encuentra en estado de embarazo puede posesionarse en período de prueba en el empleo para  el cual concursó, y tal como se vio anteriormente, informada dicha situación por escrito al Jefe de la Unidad de Personal,  el período de prueba será suspendido hasta la culminación de la licencia de maternidad, que de acuerdo a lo dispuesto en la Ley 1822 del 4 de enero de 2017, se extendió a 18 semanas.

El artículo 2.2.6.31 del Decreto 1083 de 2015 señala respecto de la situación especial de embarazo en período de prueba, que: Cuando una empleada en estado de embarazo se encuentre vinculada a un empleo en período de prueba, sin perjuicio de continuar prestando el servicio, este período se suspenderá a partir de la fecha en que dé aviso por escrito al jefe de la unidad de personal o a quien haga sus veces, y continuará al vencimiento de los tres (3) meses siguientes a la fecha del parto o de la culminación de la licencia remunerada cuando se trate de aborto o parto prematuro no viable”

En relación con la aplicación y uso del banco de listas de elegibles, el Criterio Unificado “Lista de elegibles en el contexto de la Ley 1960 del 27 de junio de 2019”, la CNSC dispuso:

“Las listas de elegibles expedidas y que se vayan a expedir con ocasión de los acuerdos de convocatoria aprobados antes del 27 de junio de 2019, fecha de promulgación de la Ley 1960, deben ser utilizadas para las vacantes ofertadas en tales acuerdos de convocatoria.

De otra parte, los procesos de selección cuyos acuerdos de convocatoria fueron aprobados con posterioridad a la Ley 1960 de 2019, serán gobernados en todas sus etapas por la mencionada ley, incluidas las reglas previstas para las listas de elegibles.

En consecuencia, el nuevo régimen conforme con el cual las listas de elegibles pueden ser utilizadas para proveer empleos equivalentes en la misma entidad únicamente es aplicable a las listas expedidas para los procesos de selección que fueron aprobados con posterioridad al 27 de junio de 2019, y por esta razón, cobijados por la ley ampliamente mencionada”.

Visto lo anterior, para determinar el uso de listas de elegibles, es importante que en cada caso se revise si el Acuerdo de convocatoria fue aprobado antes o después del 27 de junio de 2019, pues dicha fecha define el uso o no de listas para proveer empleos equivalentes no convocados.

De acuerdo con lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 31 de la Ley 909 de 2004, por regla general las listas de elegibles tienen una vigencia de dos (2) años a partir del momento en que adquiera firmeza. Vencido este término se informará a la entidad que no es posible proveer el empleo a través de uso de listas. Por lo tanto, se deberá surtir un nuevo proceso de selección, conforme  lo dispuesto en el artículo 2.2.5.3.2 del Decreto 1083 de 2015.

No obstante, si las listas de elegibles son producto de concursos cuyos Acuerdos fueron suscritos con posterioridad al 27 de mayo de 2019, éstas tendrán una vigencia de tres (3) años. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el parágrafo 2 del artículo 263 de la Ley 1955 de 2019.

Si se genera una vacante definitiva, por la derogatoria o revocatoria del nombramiento, renuncia o no superación del período de prueba, la entidad puede utilizar la lista de elegibles y efectuar el nombramiento a la persona que en orden de mérito sigue en la lista de elegibles.

En caso de que la lista se haya conformado con un elegible único, ésta se entiende agotada, y en este caso el nominador de la entidad podrá proveer la vacante por medio de encargo y excepcionalmente por  nombramiento en provisionalidad.

Cuando un elegible que ha ocupado una posición meritoria no manifiesta la aceptación del nombramiento en período de prueba, no acepta o no toma posesión del empleo dentro de los plazos establecidos, la entidad deberá actuar conforme lo señala el numeral 1º del artículo 2.2.5.1.12 del Decreto 648 de 2017, esto es, procede la derogatoria del nombramiento.

Una vez la lista de elegibles ha cobrado firmeza, la Comisión Nacional del Servicio Civil de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.6.21 del Decreto 1083 de 2015, debe enviar copia de la misma al jefe de la entidad para la cual se realizó el concurso de méritos para que dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al envío de la lista de elegibles y en estricto orden de mérito se produzca el nombramiento en período de prueba en el empleo objeto del concurso, el cual no podrá ser provisto bajo ninguna otra modalidad, una vez recibida la lista de elegibles.

Expedido el acto administrativo de nombramiento, la entidad nominadora tiene diez (10) días para comunicarlo al elegible y este cuenta con diez (10) días para tomar posesión, al tenor de lo establecido en los artículos 2.2.5.1.6  y 2.2.5.1.7 del Decreto 648 de 2017, según el siguiente tenor literal:

“Comunicación y término para aceptar el nombramiento. El acto administrativo de nombramiento se comunicará al interesado por escrito, a través de medios físicos o electrónicos, indicándole que cuenta con el término de diez (10) días para manifestar su aceptación o rechazo.”

“Plazos para la posesión. Aceptado el nombramiento, la persona designada deberá tomar posesión del empleo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. Este término podrá prorrogarse, por escrito, hasta por noventa días (90) hábiles más, si el designado no residiere en el lugar de ubicación del empleo, o por causa justificada a juicio de la autoridad nominadora.”

En este sentido, si por alguna razón justificada, el elegible no puede tomar posesión del empleo en el término previsto anteriormente, aceptado el nombramiento en período de prueba podrá solicitar prórroga para posesionarse hasta por noventa (90) días hábiles más, si el designado no residiere en el lugar de ubicación del empleo, o por causa justificada a juicio de la autoridad nominadora.  

Según lo dispuesto por el artículo 14 del Decreto Ley 760 de 2005, la Comisión de Personal de la respectiva entidad, podrá solicitar a la Comisión Nacional del Servicio Civil dentro de los cinco (5) días siguientes a la publicación de la lista de elegibles, la exclusión de la persona o personas que figuren en ella, cuando haya comprobado cualquiera de los siguientes hechos:

“14.1. Fue admitida al concurso sin reunir los requisitos exigidos en la convocatoria.
14.2. Aportó documentos falsos o adulterados para su inscripción.
14.3. No superó las pruebas del concurso.
14.4. Fue suplantada por otra persona para la presentación de las pruebas previstas en el concurso.
14.5. Conoció con anticipación las pruebas aplicadas.
14.6. Realizó acciones para cometer fraude en el concurso”.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.11.2.5. del Decreto 1083 de 2015, el pago de la indemnización estará a cargo de la entidad que retira al empleado y deberá cancelarse en efectivo dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de liquidación de la misma. En caso de mora en el pago se causarán intereses a favor del exempleado a la tasa variable de los depósitos a término fijo (DTF) que señale el Banco de la República, a partir de la fecha del acto de liquidación.

De igual manera, el parágrafo del artículo en mención precisa que los valores cancelados por concepto de indemnización no constituyen factor para la liquidación de ningún beneficio laboral, pero son compatibles con el reconocimiento y el pago de las prestaciones sociales a que tuviere derecho el empleado retirado.

Con todo lo anterior, es necesario precisar que la indemnización de la que habla el artículo 44 de la Ley 909 de 2004, no puede concurrir al mismo tiempo con los derechos de incorporación y reincorporación.

Al respecto, el inciso tercero del artículo 2.2.11.2.1 del Decreto 1083 de 2015, dispone que “…De no ser posible la reincorporación dentro del término señalado en el decreto ley, el exempleado tendrá derecho al reconocimiento de la indemnización y será retirado del Registro Público de Carrera”.

El servidor puede coadyuvar en el  trámite si tiene conocimiento de empleos iguales o equivalentes al suprimido, en los cuales se pueda efectuar la reincorporación; sin embargo, su información estará sujeta al reporte realizado por las entidades de orden nacional y territorial en el Sistema de Apoyo para la Igualdad, el Mérito y la Oportunidad – SIMO. Lo anterior en cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 3º de la Circular 005 de 2016.

De conformidad con lo dispuesto en la Circular N°. 003 del 10 de marzo de 2011 “Por la cual se establece los requisitos y documentación exigida para dar inicio al procedimiento de reincorporación ante la CNSC”, en caso que el ex servidor opte por la reincorporación, el jefe de la entidad, en su calidad de autoridad nominadora, debe enviar la siguiente documentación a la CNSC para iniciar el trámite administrativo, en expediente individual por cada solicitante:

1. Oficio informando a la CNSC de la supresión del empleo, indicando que el exservidor ejerció el derecho a la reincorporación.
2. Copia del oficio mediante el cual se le comunicó la desvinculación del empleo.
3. Certificar que no hubo o no cursa reclamación por falta de incorporación en primera instancia ante la Comisión de Personal de la entidad. En caso de haber existido dicha reclamación, esta debe encontrarse decidida en primera instancia y no estar impugnada ante la CNSC; para demostrarlo se remitirá copia del pronunciamiento respectivo que emita la Comisión de Personal.
4. Copia de la comunicación mediante la cual el exservidor manifestó la decisión de optar por la reincorporación dentro de los términos establecidos en el Decreto 760 de 2005.
5. Emitir certificación laboral en la cual se señale:
a. Constancia de la formación académica y del tiempo de experiencia (distinguiendo si es laboral, profesional o relacionada), de acuerdo con los antecedentes que reposen en la historia laboral del exservidor.
b. Señalar la dependencia donde se encontraba ubicado el empleo.
c. Informar datos personales como dirección y teléfono donde se pueda ubicar al exservidor.
d. Enviar copia del manual de funciones y competencias del respectivo empleo.
e. Certificación de la asignación salarial básica mensual recibida por el ex servidor, con ocasión del empleo de carrera que ostentaba al momento de la supresión e indicar el año respectivo.
f. Allegar copia de la certificación o del acto administrativo que indique la inscripción en el Registro de Carrera Administrativa del exservidor que solicitó la reincorporación.

La competencia para solicitar a la CNSC que adelante los trámites para la reincorporación con ocasión de la supresión de un empleo, la tiene la entidad en donde se suprimió dicho empleo, siempre que el ex servidor haya optado por esta alternativa. En consecuencia, una vez el ex servidor manifieste su decisión de optar por la reincorporación sobre la indemnización, ésta deberá ser remitida por la entidad a la CNSC junto con la documentación requerida en la Circular No. 003 del 10 de marzo de 2011  y sólo cuando la misma se encuentre completa, comenzará a correr el término de seis (6) meses para revisar las posibilidades de su reincorporación, es decir, se iniciará el proceso de Reincorporación teniendo en cuenta el término estipulado en el numeral 1º del artículo 28 del Decreto Ley 760 de 2005.

No obstante lo anterior, si la Entidad en la que se desempeñaba el exservidor, desapareció del mundo jurídico producto de liquidación o supresión de la misma, éste tendrá la posibilidad de presentar la solicitud de reincorporación en un empleo igual o equivalente al suprimido directamente a la Comisión Nacional del Servicio Civil, allegando la documentación requerida para dicho trámite en la Circular 003 de 2011; lo anterior, teniendo en cuenta que ante la inexistencia de la entidad no es posible que el ex servidor haga uso de la reclamación a que se refiere  el artículo 31 del Decreto Ley 760 de 2005.

La reincorporación es un derecho al que puede optar el ex servidor de carrera administrativa, cuando se hayan presentado las situaciones planteadas en el artículo 44 de la Ley 909 de 2004, y no sea posible su incorporación en la nueva planta de personal de la entidad, incluso, después de haberse surtido el proceso de reclamación en primera instancia ante la respectiva Comisión de Personal y, en segunda, de ser el caso, ante la Comisión Nacional del Servicio Civil.

Un empleo es equivalente a otro cuando: (i) tiene asignadas funciones iguales o similares; (ii) para su desempeño se exijan requisitos de estudio, experiencia y competencias laborales iguales o similares; y (iii) tengan una asignación básica mensual igual o superior, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2.11.2.3 del Decreto 1083 de 2015.

La incorporación cuenta con las siguientes características, de acuerdo con su desarrollo legal como derecho preferencial:

a) No es una potestad discrecional o facultativa, es una obligación del nominador, quien antes de efectuar la supresión del empleo debe constatar si existe empleo igual o equivalente para mantener la vinculación laboral.

b) La incorporación tiene lugar en la nueva planta de personal de la Entidad pública o en aquellas que hayan asumido las funciones públicas propias de la Entidad a la que se encontraba vinculado un servidor.

c) La verificación de la posibilidad de materializar la incorporación tiene oportunidad de manera previa al retiro del servicio, pues se entiende que el nominador después de examinar la nueva planta de empleos, encontró un empleo con condiciones iguales o equivalentes en el que se pueda realizar.

d) Ante la supresión efectiva de un empleo, es obligación de la entidad informarle al ex servidor público con derechos de carrera que conforme a las normas legales y reglamentarias puede optar por:

• Reclamar en primera instancia ante la Comisión de Personal e impugnar tal decisión ante la Comisión Nacional del Servicio Civil  por considerar que le asiste el derecho a ser incorporado o por encontrarse ante una incorporación efectuada de manera incorrecta.

• Solicitar ser reincorporado en un empleo igual o equivalente.

• Aceptar la indemnización contemplada en el artículo 44 de la Ley 909 de 2004.

El Jefe de la Unidad de Personal debe expresar los motivos sustanciales por los cuales no fue procedente la incorporación de un servidor con derechos de carrera y comunicar al afectado.

La incorporación es un derecho preferencial que ostentan los servidores públicos de carrera administrativa a ser vinculados en empleos iguales o equivalentes en la nueva planta de personal, como consecuencia de la supresión de los cargos respecto de los cuales ostenten derechos de carrera; la cual de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 44 de la ley 909 de 2004, surge por la liquidación, reestructuración, supresión o fusión de entidades, organismos o dependencias, o del traslado de funciones de una entidad a otra, o por modificación de planta de personal.

De no ser posible incorporar al servidor, el Jefe de la Unidad de Personal de la entidad debe comunicar tal circunstancia al afectado, indicando de manera clara y precisa las razones por las cuales no es posible la incorporación, así como la posibilidad de optar por ser reincorporado a un empleo igual o equivalente, o a recibir  indemnización.

Tal como lo dispone el artículo 30 del Decreto Ley 760 de 2005,  el exservidor deberá manifestar su decisión frente a alguna de las dos alternativas señaladas, mediante escrito dirigido al jefe de la entidad u organismo dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de recibo de la comunicación,. Si no manifestare su decisión dentro de este término, se entenderá que opta por la indemnización.

Una vez la CNSC recibe los documentos enunciados en el numeral anterior, efectúa la verificación y procede a realizar estudio técnico de equivalencia entre el empleo del cual es titular y el posible empleo en el que puede ser reubicado, acogiendo los parámetros previsto en el artículo 2.2.11.2.3 del Decreto 1083 de 2015, con el propósito de ordenar la reubicación correspondiente.

De acuerdo con la Circular 004 de 2017 expedida por la CNSC , la solicitud de reubicación puede ser presentada por el servidor en condición de desplazamiento forzado por razones de violencia, o por el Nominador. En todo caso el servidor debe acreditar que se encuentra incluido en el Registro Único de Víctimas y que ostenta derechos de carrera administrativa; adicionalmente, se debe remitir la siguiente información y documentación:

1. Datos personales de contacto del servidor público en condición de desplazamiento forzoso por razones de violencia (dirección física, dirección electrónica, números telefónicos).

2. Lista por orden de prioridad de cinco (5) sedes o entidades donde el servidor público en condición de desplazamiento forzoso por razones de violencia desearía se efectuará la reubicación, en un empleo igual o equivalente al empleo del cual es titular con derechos de carrera administrativa.

El listado propuesto por el servidor público, no impide a la CNSC efectuar la reubicación en una sede o entidad diferente a las sugeridas por dicho servidor, esto en consideración a que una vez realizado el correspondiente estudio técnico en las sedes o entidades previamente señaladas por el servidor, no se encuentre un empleo igual o equivalente en vacancia definitiva que cumpla con los parámetros establecidos que rigen las normas de carrera administrativa, lo que busca dar celeridad al proceso.

3. Certificación que contenga la denominación, código y grado del empleo en el que ostenta derechos de carrera administrativa el servidor al momento de su desplazamiento forzoso.

4. Soportes de la formación académica del servidor público que repose en la hoja de vida (diplomas y/o certificaciones)

5. Certificaciones de experiencia del servidor público que repose en la hoja de vida. (Según lo dispuesto en los criterios definidos en el artículo 2.2.2.3.8 del Decreto 1083 de 2015).

6. Copia del manual de funciones y competencias laborales del empleo, donde se identifique propósito del empleo, funciones, denominación, código, grado, dependencia, requisitos de estudio y de experiencia, conforme lo dispuesto en el artículo 2.2.2.6.2 del Decreto 1083 de 2015.

7. Copia del acto administrativo o certificación de salario en el  cual se establece la escala salarial del empleo en el cual el servidor público ostenta derechos de carrera para el momento de su desplazamiento forzoso por razones de violencia y el salario actual.