Preguntas Frecuentes

La evaluación extraordinaria es aquella que solicita el jefe de la entidad, basada en información soportada sobre el presunto desempeño deficiente del empleado de carrera administrativa en relación a los compromisos concertados o fijados. Esta evaluación sólo podrá ordenarse después de transcurridos tres (3) meses desde la última evaluación definitiva y comprenderá todo el período no evaluado, teniendo en cuenta las evaluaciones parciales que se hayan realizado.

Una vez el empleado retorna al empleo del cual ostenta derechos de carrera administrativa, debe esperar a la siguiente evaluación definitiva (período anual u ordinario) para que, con base en ésta se haga el estudio de requisitos para acceder a un encargo. Lo anterior, de conformidad con lo estipulado en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, el cual consagra los requisitos para ser encargado y dentro de estos se deberá tener en cuenta la calificación definitiva obtenida en el año inmediatamente anterior.

Por lo tanto, para poder acceder al derecho preferencial de encargo no se podrá tomar como referencia la calificación de evaluación de desempeño laboral de años anteriores, ni la evaluación de los acuerdos de gestión.

No. Durante el tiempo que se resuelve dicha recusación, seguirá actuando el Jefe Inmediato o la Comisión Evaluadora (según sea el caso), como responsable de realizar el proceso de Evaluación del Desempeño Laboral, hasta que la instancia donde el servidor público con derechos de carrera administrativa formuló la recusación, se pronuncie al respecto.

No. La comunicación de la evaluación es el acto formal para dar a conocer la evaluación de su desempeño al evaluado.

El evaluador retroalimentará al evaluado durante el seguimiento, con información que oriente, estimule y apoye su desempeño, destacando los avances, aportes y debilidades o incumplimiento en los compromisos laborales y el nivel de desarrollo de las competencias comportamentales que se hayan identificado en el ejercicio de su empleo.

Los empleados que estén cumpliendo comisión de servicios en otra entidad serán evaluados y calificados por la entidad en la cual están en comisión, con base en el sistema que rija para la entidad en donde se encuentran vinculados en forma permanente. Esta evaluación será remitida a la entidad de origen (Artículo 60 de Decreto 1227 de 2005).

Ahora bien, si un funcionario se encuentra en comisión de servicios en un cargo de Libre Nombramiento y Remoción de Gerencia Pública, deberá ser evaluado a través de los acuerdos de gestión de conformidad con el artículo 50 de Ley 909 de 2004.

Si. Las entidades que cuentan con Sistemas de Carrera Específicos o Especiales de origen legal, mientras desarrollan sus propios sistemas, adoptarán y aplicarán el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral, adaptándolo a las condiciones especiales que les señale la ley o el reglamento, entre otras, el período de prueba, el período de evaluación ordinaria y los recursos procedentes. Lo anterior, en concordancia con el artículo 40 de la Ley 909 de 2004.

Cabe resaltar, que según lo citado en la norma, el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral se aplicará mientras las entidades desarrollan sus Sistemas Propios de Evaluación del Desempeño Laboral; por lo tanto, al hacer la entidad los ajustes pertinentes al Sistema Tipo, de acuerdo con las particularidades del Sistema Específico de Carrera, no debe considerarse como el Sistema Propio de Evaluación.

No obstante, si una entidad a la fecha cuenta con un Sistema Propio de Evaluación del Desempeño Laboral, este deberá ser ajustado al Acuerdo que expida la CNSC, en el cual, se establezcan los criterios y se definan los lineamientos para desarrollar los Sistemas Propios de Evaluación del Desempeño Laboral.

Las responsabilidades de cada uno de los actores del proceso de EDL se encuentran establecidas en el Anexo Técnico del Acuerdo 617 de 2018 “Por el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de los Empleados Públicos de Carrera Administrativa y en Período de Prueba”.

Al respecto, es necesario tener en cuenta que todos los intervinientes en el proceso son actores activos y tienen una responsabilidad importante dentro de la EDL, estos actores son:

• La Comisión Nacional del Servicio Civil.
• Jefe de la Entidad.
• Jefe de la Oficina de Planeación o quien haga sus veces.
• Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.
• Jefe de la Unidad de Personal o quien haga sus veces.
• Comisión de Personal.
• Evaluados.
• Evaluadores.

Se precisa que la omisión de alguna de las responsabilidades de cualquiera de los actores que hacen parte del proceso, da lugar a una investigación de tipo disciplinario.

El Criterio Unificado "Evaluación funcionarios vinculados en nombramiento provisional" del 05 de julio de 2016 expedido por la Comisión Nacional del Servicio Civil, establece que no existe norma expresa que lo prohíba, por lo tanto, la evaluación resulta procedente como política institucional, dentro de un marco de apoyo y seguimiento a la gestión de la entidad, ya sea a través de instrumentos diseñados por la entidad o tomando como referente los establecidos por la CNSC y aclarando que dicha evaluación en ningún caso genera los privilegios que la ley establece para los servidores públicos que ostentan derechos de carrera administrativa, ni el acceso a los incentivos previstos en la entidad para servidores escalafonados.

Es importante precisar que los instrumentos de evaluación que se diseñen o adopten como política de cada institución para calificar el desempeño laboral de los mencionados servidores públicos, no estarán sujetos bajo ninguna circunstancia a la aprobación o validación de la CNSC.

De acuerdo con el artículo 2.2.5.5.44 del Decreto 648 de 2017, el empleado encargado tiene derecho al salario señalado para el empleo que desempeña temporalmente.

La administración deberá actuar bajo unos parámetros objetivos y previamente establecidos para el desempate, con fundamento en el mérito, pudiendo aplicar entre otros y en el orden que estime pertinente, los siguientes criterios:

a) El servidor con derechos de carrera administrativa que acredite mayor experiencia relacionada (de acuerdo a lo exigido en el Manual de Funciones y Competencias Laborales).
b) Mayor puntaje en Ia Ultima calificación definitiva del desempeño laboral.
c) Pertenecer a Ia misma dependencia en Ia que se encuentra el empleo objeto de provisión.
d) El servidor público que cuente con distinciones, reconocimientos u honores en el ejercicio de sus funciones durante los últimos cuatro (4) años.
e) El servidor con derechos de carrera que acredite educación formal relacionada y adicional al requisito mínimo exigido para el cargo, para lo cual se verificará Ia información que se encuentre en Ia historia laboral. Se deberá establecer un puntaje por cada título de educación formal adicional al requisito mínima.
f) El servidor con derechos de carrera que acredite Ia condición de víctima, en los términos del artículo 131 de Ia Ley 1448 de 2011, "Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado inferno y se dictan otras disposiciones"
g) El servidor con derechos de carrera más antiguo de Ia entidad.
h) El servidor de carrera que hubiere sufragado en las elecciones inmediatamente anteriores, para lo cual deberá aportar el certificado de votación de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de Ia Ley 403 de 1997.
i) De no ser posible el desempate, se decidirá a Ia suerte por media de balotas, en presencia de pluralidad de servidores de Ia entidad, entre ellos control interno.

Al respecto es claro los requisitos fijados por el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 1° de la Ley 1960 de 2019, a saber:
“(…) Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en estos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño es sobresaliente.” (Marcación Intencional).

Por lo tanto, para tener derecho al encargo es necesario que el servidor de carrera, administrativa, atendiendo el cumplimiento de los requisitos dispuestos por el artículo 24 de la norma ibídem, acredite que alcanzó el nivel sobresaliente en su última Evaluación del Desempeño Laboral, es decir el resultado a tener en cuenta es el obtenido en el último periodo anual anterior a la fecha de provisión del empleo.

Al respecto es claro los requisitos fijados por el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 1° de la Ley 1960 de 2019, a saber:
“(…) Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en estos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño es sobresaliente.” (Marcación Intencional).

Por lo tanto, para tener derecho al encargo es necesario que el servidor de carrera, administrativa, atendiendo el cumplimiento de los requisitos dispuestos por el artículo 24 de la norma ibídem, acredite que alcanzó el nivel sobresaliente en su última Evaluación del Desempeño Laboral, es decir el resultado a tener en cuenta es el obtenido en el último periodo anual anterior a la fecha de provisión del empleo.

Si, para proveer transitoriamente un empleo, la entidad deberá verificar el cumplimiento de requisitos del servidor con el que los proveerá, teniendo para ello como parámetro el manual de funciones vigente.

Lo anterior habida cuenta que conforme lo dispuesto en el artículo 2.2.5.4.1, literal a) del Decreto 1083 de 2015, para el ejercicio de un empleo se requiere, entre otros, reunir los requisitos que se exijan para su desempeño, pudiendo revocarse el nombramiento, cuando éste se haya producido sin el cumplimiento de los requisitos.

Al respecto, es pertinente aclarar que el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales, se configura como un instrumento de la administración donde se establecen las funciones, competencias laborales y requisitos de los empleos que conforman la planta de personal, siendo un asunto de orden administrativo, cuya modificación depende de la potestad de la Entidad, atendiendo las disposiciones normativas que regulan la materia.

Ahora, el encargo como forma de provisión transitoria de los empleos que se encuentran en vacancia temporal o definitiva, por su naturaleza, no genera en cabeza del servidor que está ejerciéndolo, derechos de carrera, es así que la Entidad no tiene al respecto ninguna restricción para modificar el manual de funciones y, en consecuencia, dar por terminado el encargo o no prorrogarlo si es del caso, si encuentran que el servidor que lo desempeña no cumple con los requisitos.

El nombramiento transitorio en encargo producto de la vacancia temporal seguirá por el término que se haya dispuesto en el Acto Administrativo de designación, una vez culminado el mismo es potestad de la entidad prorrogar la designación o terminarla para verificar el cumplimiento del artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 1° de la Ley 1960 de 2019.

La situación administrativa de encargo, de conformidad con Ia dispuesto en el artículo 1° de la Ley 1960 de 2019, modificatorio del artículo 24 de Ia Ley 909 de 2004, no contempla término definido, en Ia medida que Ia modificación normativa eliminó Ia expresión "El término de esta situación no podrá ser superior a seis (6) meses."

No obstante, el nominador a través de resolución motivada, podrá dar por terminado el encargo, entre otras, por las siguientes razones:

• Por determinarse procedente Ia provisión definitiva del empleo, conforme a lo dispuesto en el artículo 2.2.5.3.2 del Decreto 1083 de 201514 (Ordenes de provisión definitiva, el cual incluye el nombramiento en periodo de prueba con Ia lista de elegibles resultante de un proceso de selección por mérito). 
• Imposición de sanciones disciplinarias consistentes en suspensión o destitución del encargado. 
• La calificación definitiva no satisfactoria en Ia Evaluación del Desempeño Laboral del encargado. 
• La renuncia del empleado al encargo. 
• La pérdida de derechos de carrera del encargado. 
• Cuando el servidor de carrera encargado tome posesión para el ejercicio de otro empleo

Si puede solicitarlo. Sin embargo es de aclarar que Ia decisión de proveer o no transitoriamente un empleo es una potestad de Ia Administración, que de acuerdo a las necesidades del servicio, decide si provee o no transitoriamente un empleo mediante encargo, a través del nombramiento provisional, cuando no exista servidor de carrera con derecho a ser encargado. De otro lado, Ia solicitud efectuada no otorga al servidor ningún derecho a ser encargado y, en caso de que a Administración decida proveer de manera transitoria el empleo, deberá someterse a Ia verificación de requisitos establecida en el artículo 24 de Ia Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 1° de la Ley 1960 de 2019. De esta manera, el derecho preferencial a encargo en cabeza de un servidor, no dependerá ni de su postulación, ni de Ia voluntad del nominador, si no del cumplimiento de los requisitos contenido en Ia norma referida.

Si. Es posible que un funcionario pueda ser encargado en un empleo, pese a estar gozando actualmente de otro encargo, pero para ello, y en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 24 de Ia Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 1° de la Ley 1960 de 2019, se ha de entender como referente que el empleo inmediatamente inferior, a que alude la norma, para el otorgamiento del nuevo encargo es necesariamente el cargo del cual es titular de derechos de carrera administrativa, y no del que está ocupando en ese momento en encargo.

El artículo 24 de Ia Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 10 de Ia Ley 1960 de 2019, define que el encargo es un derecho para los servidores de carrera administrativa, siempre que acrediten Ia totalidad de los requisitos allí definidos, como son:

a) Acreditar los requisitos exigidos para el ejercicio del empleo a proveer transitoriamente;
b) Poseer las aptitudes y habilidades para desempeñar el empleo que se va a proveer;
c) No tener sanción disciplinaria en el último año;
d) Que su última evaluación del desempeño laboral sea sobresaliente o. en su defecto, satisfactoria;
e) El encargo debe recaer en el empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior al que se pretende proveer en Ia planta de personal de Ia entidad.

El derecho preferencial de encargo nace a la vida jurídica, cuando habiendo un empleo vacante temporal o definitivamente, la Administración decide proveerlo de manera transitoria, siendo en consecuencia potestativo y de la autonomía de la Administración, la decisión de proveer dicha vacante, antes que se realice el concurso de méritos para proveerla definitivamente, en caso de una vacante definitiva, o que el titular del empleo regrese a desempeñarlo, en caso de las vacantes transitorias.

Una vez la Entidad determina la necesidad de proveer el empleo transitoriamente, nace para los servidores de carrera el derecho preferencial a ser encargados, siempre que cumplan con los requisitos determinados en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004 modificado por el artículo1° de la Ley 1960 de 2019, debiendo en consecuencia la Entidad, proceder a verificar en su planta, en cuál de sus servidores recae tal prerrogativa.

No, el empleado de carrera que considere afectado su derecho a encargo debe presentar reclamación en primera instancia ante la Comisión de Personal dentro de los 10 días siguientes a la notificación o publicación del acto lesivo. 
Sí el servidor se encuentra insatisfecho con el pronunciamiento otorgado a su reclamación, podrá valerse de la reclamación en segunda instancia ante la Comisión Nacional del Servicio Civil, la que deberá interponer dentro de los diez (10) días siguientes a que le sea notificada la decisión de primera instancia.