El servidor inscrito en carrera que con ocasión de un proceso de selección ocupe un orden de elegibilidad que le permita ascender por mérito a otro empleo de carrera administrativa, comunicará su nombramiento en periodo de prueba a la entidad en la que se encuentra vinculado, así como la fecha en la que tomará posesión del cargo, para que se proceda a declarar la vacancia temporal del empleo que desempeña, la cual se hace efectiva a partir del momento en que tome posesión en periodo de prueba.
El Jefe de la unidad de personal de la Entidad o el servidor público interesado, deberá enviar a la CNSC los documentos que acrediten el empleo objeto de inclusión en el RPCA. Estos documentos, pueden constituirse desde el certificado de la Extinta Comisión Seccional de la época, hasta los actos administrativos en los cuales se nombró y posesionó en periodo de prueba el aludido servidor.
El Acuerdo No. 007 de 2014 expedido por el Archivo General de la Nación, establece los lineamientos para la reconstrucción de expedientes con el propósito de lograr su integralidad, autenticidad, originalidad y disponibilidad. Es procedente y acorde, vincular a los servidores con el propósito de cimentar nuevamente sus expedientes.
Para mayor información se puede consultar en el siguiente link del Archivo General de la Nación: https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-007-de-2014/
Ante la ausencia de alguno de los documentos exigidos en la Circular No. 003 de 2016, esta situación debe ser puesta en conocimiento de la CNSC al momento de presentar la solicitud, y se deberá certificar lo sucedido. En todo caso, de considerarse que la inexistencia de alguno de estos documentos, no permita resolver de fondo la solicitud presentada, se deberá proceder con la reconstrucción del expediente.
La decisión sobre una anotación en el RPCA se notifica de la siguiente manera:
A continuación, se mencionarán las razones por las cuales se efectúa devolución de documentos:
Solicitud de anotación incompleta:
Anotación ya realizada:
Sin respuesta a previo requerimiento de documentos:
A través de solicitud formal el servidor público interesado o el Jefe de la unidad de personal de la entidad donde éste labora, podrá presentar formalmente el trámite de inclusión de anotaciones faltantes del servidor público, efectuadas por las Extintas Comisiones Seccionales, DAFP y Contralorías Territoriales, adjuntando a la misma, los documentos que den cuenta del trámite a efectuar.
En caso de evidenciarse error o ausencia de alguno de los datos personales de la anotación surtida en el Registro Público, el jefe de la unidad de personal de la entidad o el servidor público interesado, deberá solicitar mediante oficio la corrección y/o inclusión de datos faltantes en la anotación, adjuntando copia de la cédula de ciudadanía del servidor público.
Para consultar y/o descargar el certificado de Registro Público se debe ingresar en el link “Consulte en línea Registro de Carrera” http://gestion.cnsc.gov.co/ConsultaAnotaciones/ , dispuesto en la página web de esta Comisión Nacional.
Con el fin de que las entidades públicas tramiten correctamente las anotaciones a que haya lugar en el RPCA, deben dar estricto cumplimiento a las instrucciones contenidas en las Circulares 03 y 04 de 2016, las cuales señalan el procedimiento y requisitos de inscripción, actualización, anotación por comisión en empleo de libre nombramiento y remoción o de periodo fijo y cancelación definitiva del RPCA, pueden ser consultadas y descargadas en el siguiente link: https://www.cnsc.gov.co/index.php/carrera-administrativa/registro-publico-de-carrera-administrativa-cd
Las solicitudes de Inscripción, Actualización, Cancelación y Anotación por comisión en empleo de libre nombramiento y remoción o de periodo fijo, deberán ser presentadas únicamente por el jefe de la unidad de personal o por quien haga sus veces en la entidad donde el empleado presta sus servicios.
Las autoridades a quienes se les ha otorgado la delegación para el manejo y la administración del RPCA, son los encargados de certificar lo correspondiente con el RPCA.
La CNSC es la encargada de la administración y vigilancia del Sistema Específico de Carrera del Instituto Nacional Penitenciario- INPEC y del Sistema Especial de Carrera Docente, no obstante, se ha realizado la delegación del manejo y la administración de los correspondientes RPCA, otorgando al Director General del INPEC, a los Secretarios de Educación de las Entidades Territoriales Certificadas en Educación y a la Escuela Tecnológica Instituto Técnico Central, la respectiva función.
Una vez superadas todas las etapas del proceso de selección o concurso con evaluación satisfactoria de su periodo de prueba, el servidor adquiere los derechos de carrera administrativa, los cuales serán declarados con la anotación en el RPCA.
El RPCA contiene la anotación, formal, histórica y consecutiva, de aquellos datos relacionados con el servidor público que ha adquirido derechos de carrera en uno de los sistemas administrados por la CNSC; las anotaciones que conforman el RPCA son las siguientes:
a. Inscripción.
Es una anotación, formal del servidor público que:
b. Actualización.
Esta es una anotación que se realiza cuando el servidor inscrito en el RPCA cambia de empleo, bien sea por ascenso, traslado, incorporación con ocasión de la modificación de la planta de personal o por ajustes legales, reintegro por orden judicial, reincorporación, reubicación y ajuste de escala salarial.
c. Anotación por comisión para desempeñar un empleo de libre nombramiento y remoción o de periodo fijo
Cuando un servidor público con derechos de carrera se encuentra desempeñando una comisión en un empleo de libre nombramiento y remoción o de periodo fijo, se registra en el RPCA el inicio, la prorroga y la terminación de la misma, la cual no puede exceder el término máximo de 6 años.
d. Cancelación
Es la anotación, que se realiza por efectos de la pérdida de los derechos de carrera administrativa de los servidores públicos, ante la ocurrencia de cualquiera de las causales de retiro determinadas en las diferentes normas sobre carrera administrativa, que aplique para la fecha del suceso, así:
| No. | Norma | Vigencia | Artículo | Link |
| 1 | Decreto No. 1083 de 2015 | Actualizado por el Decreto No. 648 de 2017 | Artículo 2.2.11.1.1 | http://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Decretos/30019891 |
| 2 | Ley 909 del 23/09/2004 | Vigente | Articulo 41 | http://suin.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Leyes/1670817 |
| 3 | Decreto No. 1572 del 05/08/1998 | Del 05/08/1998 al 21/04/2005 | Artículo 135 por indemnización | http://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=1910487 |
| 4 | Ley 443 del 11/06/1998 | Del 11/06/1998 al 23/09/2004 | Artículo 37 | http://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=1660204#ver_1660311 |
| 5 | Ley 27 del 23/12/1992 | Del 23/12/1992 al 11/06/1998 | Artículos 7 y 8 | http://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=1583670 |
| 6 | Ley 61 del 30/12/1987 | Del 30/12/1987 al 11/06/1998 | Articulo 2 | http://suin.gov.co/viewDocument.asp?id=1614188 |
| 7 | Decreto No. 1850 del 24/09/1973 | Vigente Compilado en el Decreto No. 1083 de 2015 | Artículo 105 | http://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Decretos/30019376 |
Los datos mínimos que deben incluirse en el RPCA, son:
Conforme al Artículo 2.2.7.1 del Decreto No. 1083 de 2015, el RPCA está conformado por los servidores públicos inscritos en el mismo, en vigencia del Decreto-Ley No. 11732 de 1960, Decreto No. 1650 de 1973, Decreto No. 583 de 1984, las Leyes 27 de 1992, 443 de 1998 y 909 de 2004. Además de lo anterior, las anotaciones que hacen parte del Registro serán las registradas por la actual CNSC, el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP o las Extintas Comisiones Seccionales de la época en las cuales los servidores adquirieron sus derechos de carrera administrativa.
La Ley 909 de 2004 establece como responsable del RPCA a la Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC quien a través de la Dirección de Administración de Carrera Administrativa - DACA realiza la administración, organización, actualización y control del mismo, así como, de expedir las certificaciones correspondientes. De igual forma el Artículo 2.2.7.1 del Decreto No. 1083 de 2015 determina que la CNSC es la responsable del tratamiento de los datos contenidos en el RPCA.
El artículo 2.2.7.6. del Decreto No. 1083 de 2015, detalla que para todos los efectos se considera como empleados de carrera a quienes estén inscritos en el RPCA y a quienes habiendo superado satisfactoriamente el período de prueba no se encuentren registrados en él.
El RPCA se encuentra organizado acorde a los sistemas de creación legal, a los cuales pertenecen los servidores públicos registrados, clasificados de la siguiente manera: